10 Tips voor optimaal gebruik van je tijd

Eén van de meest genoemde inzichten die ik de afgelopen jaren terug hoorde van klanten is dat ze vaak ‘vergeten’ om vooraf voldoende tijd in te plannen voor leuks met hun partner, gezin, familie en vrienden.

Ze hebben hun vrije uren gewoonweg niet in hun agenda staan. Vakanties worden ingepland als daar tijd voor is. En ruimte voor ontspanning, dat wordt in alle drukte vaak vergeten. Herken je dat?
Om teleurstelling te voorkomen dat je je omzetdoel voor het komende jaar niet haalt, dat je actielijst blijft groeien, je mailbox regelmatig ontploft en je geen of (veel) te weinig privétijd overhoudt, adviseer ik je om een planning in te maken. Maar niet alleen daarom is het raadzaam om een goede, duidelijke, overzichtelijke en vooral haalbare planning te maken. Nee, vooral om je eigen tijd, jouw vrije tijd, in te plannen.

Het klinkt misschien niet heel logisch, maar de ervaring leert dat veel ondernemers gewoonweg vergeten tijd vrij te plannen voor iets leuks en ontspannends. Dus kan je dat beter als eerste inplannen, in plaats van enkel en alleen genieten van de uurtjes die overblijven. Want dat zijn er meestal veel te weinig…

Hoe ziet jouw werkweek eruit?

Begin eerst met het in kaart brengen van hoeveel uur je op welke dag werkt: je werkbare uren*. Dat kan heel eenvoudig met het rekenoverzicht dat ik speciaal daarvoor maakte. In deze en deze blog lees je er uitgebreid over.

* Onder ‘werkbare uren’ versta ik ALLE uren die jij besteed aan je bedrijf, waarop jij dus geen andere activiteiten kunt ondernemen. Bijvoorbeeld: klantafspraken, mail checken, bellen, netwerken, reistijd, boekhouding en administratie, schrijftijd om te bloggen, vakliteratuur lezen, sparren en brainstormen, workshops en trainingen volgen en geven, koffiedrinken met mogelijke klanten of andere ondernemers.

Voor het invullen van jouw planningen (jaarplanning, maandplanning, weekplanning en dagplanning) heb ik ook een gratis (!) template gemaakt.

Maar voordat je die invult kun je echt beter eerst onderstaande tips lezen. Ze kunnen een hoop ellende (lees: stress door tijdtekort of helemaal geen tijd voor leuke dingen) achteraf voorkomen!

  1. Voordat je je agenda vult met afspraken moet je eerst weten hoeveel en welke tijd je iedere dag beschikbaar hebt. Oftewel: hoeveel werkbare uren je per week hebt. Gebruik daarvoor de template ‘Werkbare uren, die ik speciaal daarvoor heb ontwikkeld. Ervaring leert namelijk dat de meeste ondernemers van alles willen doen, zonder dat ze weten hoe realistisch dat is met hun echt beschikbare werkuren. Waardoor ze gevoelsmatig vaak tijd te kort komen, met alle gevolgen van dien.
  2. Stop met je best te doen om al je afspraken te onthouden. Gebruik voor het inplannen van afspraken je agenda.
  3. Leer jezelf aan om zowel je zakelijke als je privé afspraken in je agenda te zetten. Altijd! Dan weet je dat je altijd op je agenda kunt vertrouwen. En dat geeft rust.
  4. Als je jouw jaarplanning en maandplanning gaat invullen, vul dan eerst in wat JIJ wilt. Dus: vakantie, weekendjes weg en vrije dagen. Doe dat door de dagen een eigen kleur te geven (zie meer daarover verderop).
    Daarna (!) vul je pas op je jaarplanning en maandplanning in wat je MOET doen, zoals: cursus volgen, training geven. En geef je een training? Houd daar dan de werkdag ervoor (voorbereiden) en erna (evalueren, bijkomen) rekening mee bij met het inplannen van je activiteiten.
  5. Houd bij het inplannen van je weekagenda voldoende tijd vrij voor je ochtend- en avondritueel en reistijd. En plan voldoende tijd in voor sporten, een boek lezen, ontspanning, hobby, vriendinnen en om even niks te doen. Tip: regelmatig dagdromen werkt magisch!
    Denk ook aan pauzes tijdens je werkuren en af en toe een uurtje vrij. Noteer die ook. Als je al deze dingen verzuimt in te plannen, dan is de kans groot dat je jezelf later wijsmaakt dat je daar ‘geen tijd’ voor hebt.
  6. Plan in je weekagenda zoveel mogelijk blokken op vaste dagen en tijden. Ons brein is namelijk gek op overzicht, structuur en regelmaat. Kies daarom bij het inplannen voor verschillende vaste, terugkerende blokken (maximaal 5), bijvoorbeeld: pr & marketing (ook: schrijftijd om te bloggen, podcasts op te nemen of te vloggen, tijd om social in te plannen, netwerken), boekhouding & administratie, klantafspraken (dus ook jouw eigen evenementen), coaching & training (jij als deelnemer), reistijd.
  7. Geef de verschillende blokken een eigen kleur. Daardoor valt je bijvoorbeeld gelijk op dat je jezelf erg weinig vrije dagen gunt, dat je vergeet ‘leuks’ in te plannen met anderen, of dat je je workshops te dicht op elkaar hebt gepland.
  8. Geef alle tijden aan dat je op een dag NIET werkt, en arceer daarbij je pauzes (zie voorbeeld van zo’n weekagenda). Doe dat voor alle 7 dagen van de week.
  9. Houd bij het bepalen van je werkuren én het plannen van de werkblokken rekening met je bioritme! Je weet zelf het beste of je een vroege vogel of een nachtvlinder bent en dus op welk moment van de dag je het meest of juist het minst productief bent. Dan kan je jouw activiteiten inplannen op het juiste moment van de dag. Zo plan ik als vroege vogel mijn ‘slimme dingen’ zo vroeg mogelijk op de dag.
  10. Je agenda is geen actielijst. Zet daarom alleen afspraken in je agenda, geen acties – die horen op een actielijst. De kans bestaat namelijk dat prioriteiten veranderen. Dus moet je je agenda én je actielijst daarop aanpassen. Dat is gedoe, dat wil je voorkomen.

Vergeet niet voldoende tijd in te plannen om je te ontwikkelen, creatief aan de slag te gaan en je bedrijf verder uit te breiden.

Het invullen van de planningen
Het invullen van de planningen is slechts een tool, een handvat, om beter en meer inzicht te krijgen in jouw kostbare tijd en werkzaamheden als ondernemer. Het is natuurlijk aan jou hoe actief je met het invullen van de planningen aan de slag gaat. En hoe regelmatig je dat bijhoudt.

Misschien heb je zelf ook nog zinvolle aanvullingen. Ik zou het superfijn vinden als je die hieronder met me wilt delen. Wil je dat doen? Dan heeft een ander daar wellicht ook nog iets aan.

Naast het invullen van de planningen is het ook en minstens zo belangrijk om inzicht te hebben in je dagelijkse activiteiten. Zoals: hoe bepaal je wat je moet doen op een dag? En: wat doe je als eerste op een dag? Daarover schrijf ik in een volgend blog uitgebreider.

Lees ook

Kom jij ook vaak tijd te kort als ondernemer?
Weet jij hoeveel uur je werkt?

Tot slot

Inzicht krijgen, bewuste keuzes maken en het effectief omgaan met je tijd en werkzaamheden (en dus: focus) is belangrijk voor jou als ondernemer. Zeg maar gerust: heel erg belangrijk! Het komt dan ook uitgebreid aan bod tijdens het 1-op-1 ‘Groeitraject’ van 6 maanden. Neem HIER contact met mij op, dan kan ik je er meer over vertellen.

Pin It on Pinterest